Ga naar de inhoud

Administratief medewerker

Dienstverband Betaalde jobs
Publicatiedatum 3 April 2024
Uiterlijke datum 22 April 2024

Beschrijving

De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989. Op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in Brussel en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft lokale en intermediaire taken, oefent provinciale bevoegdheden uit en vervult gemeentelijke opdrachten als een overkoepeling voor het gewest wenselijk is of als gemeenten hun taken niet ten volle waarmaken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft structurele banden, van institutionele, financiële, politieke en/of inhoudelijke aard, met de Vlaamse Gemeenschap en met het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De politieke organen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn de Raad en het College. De Raad is het beraadslagende orgaan en is samengesteld uit de 17 Nederlandstalige leden van het Brussels Hoofdstedelijk Parlement. Het uitvoerende orgaan is het College, dat bestaat uit de twee Nederlandstalige ministers en de Nederlandstalige staatssecretaris van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering. Het Brusselse lid van de Vlaamse Regering woont de vergaderingen van het College met raadgevende stem bij. De administratie vervult een drievoudige taak voor het College:

  • zij bereidt het beleid voor;
  • zij voert de beslissingen van het College correct en nauwgezet uit;
  • zij evalueert de effecten van het gevoerde beleid.

Omschrijving van de vacature

Als administratief medewerker zorg je voor de administratieve ondersteuning van de dienst Communicatie, ICT en Media, en van de cel Stedelijk Beleid. Je organiseert mee de werking van het archief en het interne documentatiecentrum van de VGC. Je bent een aanspreekpunt voor de dienst. Je werkt in samenspraak met de leidinggevende, en samen met een collega administratief beheer.

Taken

  • Je zorgt mee voor het algemeen administratief beheer: briefwisseling, agendabeheer, personeelsbeheer, beheer van centrale e-mailaccounts, materiaalbeheer/logistiek beheer voor de dienst, contactenbeheer …
  • Je zorgt mee voor het financieel beheer: beheer van bestellingen, facturen, contracten, subsidies en provisie, opmaak van interne besluitvorming voor het financieel beheer, mede-beheer van het mobiele-telefonie-park van de VGC.
  • Je neemt taken op voor de organisatie van het VGC-archief en het interne documentatiecentrum voor VGC-personeelsleden: opvolging van aanvragen, uitleningen, overdrachten van archief, beheer archiefdepots en bibliotheek… Je helpt ook je collega’s bij het archiveren en bij het goede gebruik van SharePoint als documentbibliotheek.
  • Je bent aanspreekpunt voor collega’s, externe partners en burgers. Je bezorgt hen informatie en leidt hen naar de juiste contactpersoon voor opvolging.
  • Je beheerst administratieve procedures of/en je bent bereid om die aan te leren en toe te passen. Je staat mee in voor het up-to-date houden van datasystemen (bijvoorbeeld contactgegevens van partners).
  • Je ondersteunt bij de organisatie van (interne en externe) events door de dienst Communicatie en de cel Stedelijk Beleid.

Gewenst profiel

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie 

  • je hebt een hart voor Brussel
  • je hebt een goede kennis van SharePoint en Office-toepassingen (voornamelijk Excel, Word en Outlook)
  • je bent hulpvaardig
  • je kunt verschillende opdrachten tegelijk uitvoeren en opvolgen
  • je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail
  • je hecht veel belang aan een vlotte en vriendelijke samenwerking

Ons aanbod

Je krijgt een voltijds contract voor onbepaalde duur met als loonschaal C111.

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

  • Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
  • Je ontvangt een eindejaarstoelage.
  • Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
  • Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
  • Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Contact

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie?

Neem dan contact op met Pieter Moelans, deskundige-coördinator bij de Diensten leidend ambtenaar – ICT, Communicatie en Media op het nummer 0491 62 42 54 of via pieter.moelans@vgc.be.

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure?

Vanessa Van Damme beantwoordt graag je vragen op het nummer 0493 31 41 03 of via vanessa.vandamme@vgc.be.

Selectieprocedure

Vul het registratieformulier volledig en correct in. Solliciteren kan tot en met maandag 22 april 2024.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in een praktische infobundel.

Meer informatie

Diensten van de leidend ambtenaar – Communicatie, ICT en Media en Stedelijk Beleid 

Communicatie, ICT en Media

De communicatiedienst coördineert en ondersteunt de interne en externe communicatie van de VGC. Daarnaast ondersteunt de communicatiedienst het mediabeleid en het taalpromotiebeleid van de VGC. Ze organiseert ook het initiatief ‘Wonen in Brussel’, waarmee de VGC wonen in Brussel wil promoten en geïnteresseerden wegwijs maken in alles wat te maken heeft met kopen en huren in Brussel.

Stedelijk Beleid

De cel Stedelijk Beleid is een transversale dienst van de VGC die ressorteert onder de Diensten van de leidend ambtenaar. De cel Stedelijk Beleid geeft uitvoering aan de missie en de visie van de VGC op het vlak van stedelijk beleid. Met haar stedelijk beleid zet de VGC voluit in op de kracht van de stad als motor van maatschappelijke, sociale, economische en culturele vernieuwing. Het stedelijk beleid van de VGC wil werken aan de grootstedelijke uitdagingen door verbinding na te streven op verschillende terreinen:

  • door samenwerking over de grenzen van overheden en beleidsdomeinen heen;
  • door samenwerking en kennisdeling met publieke partners, middenveld en private actoren;
  • door participatie en betrokkenheid te stimuleren van zowel gekende als nieuwe (burger)bewegingen en netwerken.

In het stedelijk beleid zijn de vinger aan de pols houden en de stedelijke labofunctie essentieel. Kennisdeling, samenwerking en innovatie staan in de werking centraal.

Location

Emile Jacqmainlaan 135
1000 Brussel