Ga naar de inhoud

Medewerker administratie en onthaal Letterenhuis

Dienstverband Betaalde jobs
Publicatiedatum 2 April 2024
Uiterlijke datum 21 April 2024

Beschrijving

Waarom werken bij de stad?

Antwerpen heeft alles in huis om het jou naar je zin te maken. En dat doet de stad nét iets anders dan alle andere steden. Het geheim? De stad en haar inwoners zijn ervan overtuigd dat er altijd iets ‘nieuwer en beter’ te vinden is. En dat vinden de 7.500 medewerkers ook! Zij maken dromen en ambities mee waar. En dat maakt Antwerpen verrassend atypisch.

Meer dan 540.000 Antwerpenaren met 176 verschillende nationaliteiten, meer dan 7 miljoen toeristen, studenten en ondernemers zorgen voor een mix van stijlen, kleuren en smaken. En meer dan 7.500 medewerkers met eenzelfde diversiteit werken elke dag samen om hun wereldstad nóg straffer te maken!

We zoeken een enthousiaste medewerker voor de administratie en het onthaal van het Letterenhuis, het literaire archief van Vlaanderen. Het Letterenhuis wil een plek zijn waar iedereen zich thuis voelt en waar je een fijne ervaring opdoet. Een warm welkom is dus erg belangrijk. Ben jij goed in administratie en werk je graag met mensen ? Dan ben jij de collega die we zoeken.

Wat doe je?

• Je bent het gezicht en aanspreekpunt voor onze bezoekers en staat in voor een enthousiaste, professionele en warme ontvangst, zowel fysiek, telefonisch als via mail. Je informeert klanten over het Letterenhuis, het publieksaanbod en de dynamische publieksruimte.

• Je beheert de mailbox, beantwoordt mails en telefonische vragen en zorgt voor een goede interne informatiedoorstroming. Je houdt het adressenbestand up to date en staat in voor post en verzendingen (o.a. van berichtenblad Zuurvrij).

• Je bedient en beheert de kassa en staat in voor verkoop van tickets en van artikelen uit de shop. Je helpt klanten waar nodig bij (online) boekingen en je beheert de backoffice van het kassasysteembeheer (recreatex) en zorgt voor afrekeningen.

• Je houdt de balie en shop op orde, volgt de stock van de shop op en zorgt voor tijdig bijbestellen.

• Je volgt scholen- en groepsboekingen op (in Enviso/Experience Antwerp) en reserveert de nodige ruimtes.

• Je past de aankondigingen en kalender op het xibo publieksscherm aan.

• Je ondersteunt activiteiten en evenementen van het Letterenhuis zelf en van externen door proactief mee te denken en planningen en draaiboeken te maken.

• Je houdt (vergader)ruimtes en keukentje op orde, en voorziet koffie, thee, water indien nodig.

In welk team kom je terecht?

Het Letterenhuis is het literaire archief van Vlaanderen. De fysieke en digitale collectie bestaat uit brieven en handschriften, documenten, portretten en foto’s van Vlaamse auteurs én volledige schrijversarchieven. Het brengt mensen samen rond literair erfgoed door met vele en diverse partners te werken aan het verzamelen, bewaren en ontsluiten van de collectie. Daardoor delen we samen verhalen die verwonderen, verrijken, verklaren en verbinden.

Je komt terecht in een ambitieus en dynamisch huis, waarin je binnen het kleine team publieksbemiddeling instaat voor het bezoekersonthaal. Je werkt samen met onze community bouwer, jobstudenten, vrijwilligers en het brede team.

Wat verwachten we van jou?

• Klantvriendelijkheid en een goede duidelijke communicatie zijn jouw grote troeven. Je verleent klanten en collega’s een correcte service en neemt hun vragen of klachten ernstig.

• Je hebt een goede basiskennis van Word, Excel en Outlook.

• Jouw boodschappen zijn helder en gestructureerd; je spreekt en schrijft foutloos Nederlands; een basiskennis Engels of Frans is een pluspunt.

• Je neemt initiatief, bent leergierig en verwerkt snel informatie.

• Je werkt zelfstandig en doet dat correct en nauwgezet, en werkt constructief mee in het team. Je stelt je loyaal en betrokken op.

• Je werkt af en toe op een avond of in het weekend.

• Je bent stressbestendig en blijft altijd kalm en rustig in onverwachte situaties, bij tegenslag, bij kritiek of bij een hoge werkdruk.

• Je hebt interesse in literair erfgoed en in archiefwerking.

• Je bent iemand om op te bouwen, iemand die zich wil inzetten voor een betere stad.

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

• Je hebt aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie

• Uiterlijke symbolen van levensbeschouwelijke, religieuze, politieke of andere overtuigingen worden bij rechtstreeks klantencontact niet gedragen. Dan staat neutraliteit van de dienstverlening voorop.

Wat mag je van stad Antwerpen verwachten?

• Je start voltijds bij Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving in het Letterenhuis (Minderbroedersstraat 22, 2000 Antwerpen).

• Je wordt in dienst genomen op C niveau met een contract bepaalde duur van max. 2 jaar.

Hoe solliciteren? 

• Stuur je motivatiebrief en CV naar nele.hendrickx@antwerpen.be

• Je kan solliciteren tot en met 21 april 2024.

• Startdatum: zo snel mogelijk, in onderling overleg.

Location

Minderbroedersstraat 22
2000 Antwerpen