Ga naar de inhoud

Medewerker administratie en personeel (halftijds)

Dienstverband Betaalde jobs
Publicatiedatum 5 February 2024
Uiterlijke datum 3 March 2024

Beschrijving

Met ruim 65 medewerkers verzetten we bij meemoo elke dag bergen om archiefmateriaal toegankelijk en bruikbaar te maken, en organisaties in cultuur, media en overheid bij te staan met raad en daad. Wat dat betekent, lees je hier. Om ook onze eigen collega’s bij te staan, zijn we op zoek naar versterking achter de schermen. Kom jij onze personeels- en administratieve werking halftijds ondersteunen?

Medewerker administratie en personeel (halftijds)

administratieve duizendpoot 

opleidingsverantwoordelijke

verwelkomend & communicatief

Jouw takenpakket

Als medewerker personeel en administratie zorg je er samen met Office Manager Patricia voor dat onze interne werking op rolletjes loopt. Jij bent te vinden aan onze balie en vult je dagen met administratieve en HR-gerelateerde taken. Concreet:

  • sta je in voor de onboarding van nieuwe collega’s. Jij wijst hen met plezier de weg in ons kantoor, gidst hen door onze interne afspraken en zorgt voor een vlotte opstart met de tools die we gebruiken.
  • zet je opleidingen nog meer op de interne agenda. Je werkt ons opleidingsbeleid verder uit en stelt met elke collega een persoonlijk opleidingsplan op. Je plant opleidingen in en houdt de administratie nauwgezet bij.
  • publiceer je vacatures op onze website en vacaturedatabanken, en denk je mee na over manieren om potentiële sollicitanten te bereiken.
  • hou je de contacten in onze CRM up to date, en laad je contracten op in onze contracttool. Daarnaast hou je ons intern archief op Dropbox overzichtelijk en schoon je het op.
  • maak je aanpassingen op onze websites: je laadt foto’s en documenten op en houdt de namen en logo’s van onze partners up to date. Je springt bij wanneer er artikels moeten gepubliceerd worden.
  • zet je meeting notes klaar voor structurele overlegmomenten, en maak je het verslag op van onze tweewekelijkse teammeeting. Zo is iedereen mee, ook de collega’s die afwezig waren.
  • ondersteun je op het vlak van interne communicatie en rapportage. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken van rapporten over de resultaten van een nieuwsbrief of de aanwezigheden op een event.
  • verwelkom je bezoekers, beantwoord je telefoons en neem je bestellingen in ontvangst.

Jij

  • hebt bij voorkeur een bachelordiploma, en beschikt over 1 à 2 jaar werkervaring in een administratieve functie. Ervaring met HR is een plus, interesse om hierover bij te leren een must.
  • bent toegankelijk en schept plezier in je werk. Je collega’s kunnen altijd bij jou terecht!
  • gaat steeds georganiseerd te werk, hebt oog voor detail en kan prioriteiten stellen.
  • komt graag in contact met mensen en bent een vlotte communicator. Belangst? Dat woord staat niet in je woordenboek.
  • leert snel bij en draait gemakkelijk mee in een organisatie. Je gaat graag zelfstandig aan de slag, maar bij vragen twijfel je niet om aan de bel te trekken.
  • steekt graag de handen uit de mouwen en springt bij waar je nodig bent. Meehelpen om het kantoor netjes te houden, of om een vergadering of personeelsfeest klaar te zetten? Daar draai jij je hand niet voor om.

Ons aanbod

Je vormt samen met Office Manager Patricia en Algemeen Directeur Nico de enthousiaste maar ook geweldig efficiënte spil van onze organisatie. Bij meemoo is geen dag dezelfde en durven we al eens snel te schakelen, maar maken we ook graag tijd om het met een verse kop koffie, thee of soep over het weekend of de volgende teamactiviteit te hebben.

Bovendien:

  • kom je terecht in een jonge en ambitieuze werkomgeving, waar er voldoende ruimte is voor initiatief en opleiding.
  • draai je mee in een organisatie die staat voor innovatie in het Vlaamse media- en cultuurlandschap.
  • wordt ons groene kantoor in Gent je uitvalsbasis, te midden van een opkomende buurt op wandelafstand van Gent-Dampoort.
  • bieden we je een contract van onbepaalde duur op halftijdse basis. Je mag rekenen op een marktconform salaris in lijn met je ervaring en een aantrekkelijk pakket aan extralegale voordelen.
  • word je aangemoedigd om ons kattenkanaal vol te spammen met foto’s van je huisdier of je laatste creatieve uitspattingen op ons los te laten in het creakanaal.
  • is het heel fijn werken bij meemoo. Vraag maar aan Céline of Timo.

Over meemoo

Samen met organisaties in cultuur, media en overheid zet meemoo zijn schouders onder de zorg voor en het gebruik van hun (digitaal) archief. Concreet digitaliseren en archiveren we Vlaams archiefmateriaal voor 180 organisaties en ontsluiten het voor verschillende doelgroepen. Daarnaast ondersteunen we organisaties en kunstenaars met raad en daad, via kennisplatformen, samenwerking in projecten en het beantwoorden van praktijkvragen. Meemoo bestaat op dit moment uit meer dan 65 medewerkers en is gevestigd in Gent.

Interesse?

Reageren kan tot en met 3 maart 2024 via het formulier onze website. Vul de gevraagde gegevens in en laad je motivatiebrief en cv op. De gesprekken en testen zullen doorgaan in de week van 11 maart. Voor meer informatie over meemoo of deze vacature kan je steeds contact opnemen met patricia.roggeman@meemoo.be (Office Manager).

Bij meemoo vinden we gelijke kansen belangrijk. We werven aan op basis van kwaliteiten en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of beperking.

Location

Ham 175
9000 Gent