Ga naar de inhoud

Office manager & medewerker boekhouding

Dienstverband Betaalde jobs
Publicatie datum 9 August 2022
Uiterlijke datum 21 September 2022

Beschrijving

Similes vzw verenigt in Vlaanderen families van mensen met psychische problemen. Een ouder, partner, kind, zus of broer of een andere naastbetrokkene van iemand die psychisch kwetsbaar is, heeft het zelf vaak moeilijk. Wij ondersteunen deze families met informatie en vorming en bieden tal van mogelijkheden voor ontmoeting en uitwisseling. Onze activiteiten worden voor een groot deel georganiseerd door vrijwilligers die samenwerken in regionale vrijwilligersafdelingen. Lees meer: similes.be

Functieomschrijving
Similes is een warme familievereniging. Samen met vele vrijwilligers en partners overal in Vlaanderen maken we een positief verschil in het leven van mensen. Similes zoekt een voltijdse office manager & medewerker boekhouding (m/v/x) met een hart voor maatschappelijk verenigingswerk. Jij zorgt er voor dat het secretariaat de olie in de machine is. Je voelt je thuis in die flexibele rol. Dankzij jou werken wij allemaal beter.
Je bent de eerste stem die mensen horen als ze telefoneren met Similes. Je verzorgt de ledenadministratie en bent een aanspreekpunt voor onze leden en achterban. Je werkt nauw samen met ons extern boekhoudkantoor en met de directeur voor wat betreft administratie en het opvolgen van onze financiële situatie. Je ondersteunt ook je collega’s, zowel administratief, als bij het opzetten van acties voor Similes.
Taakomschrijving
Dit zijn de taken die bij je functie horen:
– Onthaal & ledenadministratie: een uitnodigend onthaal voor Similes op ons kantoor, en zowel telefonisch als via ons algemeen emailadres. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onze leden, je beheert de ledenadministratie.
– Boekhouding: dagelijkse boekhouding (facturen, betalingen, opvolging). Je maakt periodieke overzichten. Alle documenten worden digitaal opgeladen in een pre-accounting tool en vervolgens verrijkt en geboekt in het boekhoudpakket Zensoft van ons extern accountantskantoor.
– Financiën en subsidies: je volgt samen met de directeur nauwgezet de financiën en de subsidiedossiers van de organisatie op.
– Logistiek: je bent verantwoordelijk voor de logistiek van het kantoor (post, bestellingen, benodigdheden, externe diensten voor IT en onderhoud, …).
– Archief beheren (archiveren, digitale databank).
– Projectondersteuning: je begeleidt de omkadering van Similes-activiteiten door te zorgen voor de nodige infrastructuur, mailings op te volgen, inschrijvingen te beheren, materiaal aan te kopen, …
– Je bent de zo nodig de backup van onze medewerker voor de personeelsadministratie en van onze communicatieverantwoordelijke voor het online plaatsen van website artikels, het opstellen en verzenden van de digitale nieuwsbrief, het uitsturen van ledenmails, etc.
Profiel
Vereiste algemene kwaliteiten
• Je communiceert vlot en vriendelijk in het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Je hebt een opleiding gevolgd over (of ervaring met) het beheren van de boekhouding van vzw’s.
• Je hebt een goede kennis van de basis kantoorsoftware (MS Office: Word, Excel, Outlook). Je kan snel je weg vinden in verschillende online toepassingen (website, CRM, …)..
• Je neemt initiatief om dingen voor elkaar te krijgen en je kan goed in een team werken. Je collega’s kunnen rekenen op je inzet en enthousiasme.
• Je bent nauwkeurig en je werkt proactief.
• Je blijft correct en integer, ook in complexe situaties en onder (externe) druk.
• Je kan je taken uitvoeren op ons kantoor, Groeneweg 151 in 3001 Heverlee
• Je bent af en toe bereid buiten de reguliere kantooruren (avond, weekend) te werken wanneer het werk dat vraagt.

Aanbod
Bij Similes werk je niet alleen, je wordt gesteund door een team van gedreven collega’s die klaar staan met raad en daad. Om je te helpen starten, voorzien we dan ook een opleidingsperiode. We bieden:
• Een contract van onbepaalde duur, voltijds (80% bespreekbaar). Startdatum uiterlijk 1 januari 2023.
• Verloning volgens barema’s socio-culturele sector (PC 329.01), rekening houdend met je relevante werkervaring.
• Maaltijdcheques, extra verlofdagen (+ 12 dagen voor elke FTE, stijgt progressief bij 50+), eindejaarspremie.
• Flexibele werkuren met aandacht voor het evenwicht werk/privé. Mogelijkheid tot thuiswerk max. 2 dagen/week.
• Uitdagende omgeving met ruimte voor eigen initiatief en creativiteit.

Praktisch
Interesse? Bezorg ons dan ten laatste 21 september 2022 je motivatiebrief en CV:
• per mail: veerle.aendekerk@similes.be
• of per post: Similes VZW, t.a.v. Veerle Aendekerk, Groeneweg 151, 3001 Heverlee.

Heb je vragen over de job of de procedure? Is er iets niet duidelijk? We geven graag meer toelichting over de job en de organisatie. Aarzel dus niet om onze directeur te contacteren (Tel. 016 244 201).
Verloop van de sollicitatie:
• In de week van 26/9 houden wij een selectie op basis van de ingestuurde CV en motivatiebrief
• Wij nodigen de geselecteerde kandidaten uit tussen 3 en 14 oktober voor een korte schriftelijke proef en een gesprek.

Location

Groeneweg 151
3001 Heverlee