Ga naar de inhoud

Office Manager: spilfiguur voor onze interne organisatie

Dienstverband Betaalde jobs
Publicatie datum 13 July 2022
Uiterlijke datum 30 September 2022

Beschrijving

Mentor versterkt de competenties van werkzoekenden en werknemers én ondersteunt werkgevers in het uitbouwen van een duurzaam loopbaanbeleid. Om deze missie te realiseren, is Mentor op zoek naar verdere versterking. We zoeken een enthousiaste collega voor een centrale sleutelrol binnen de ondersteunende diensten.

Uit de interne tevredenheidsenquête binnen Mentor:
“Collegiale sfeer met respect en aandacht voor elkaar”
“Binnen informele sfeer wordt professioneel gewerkt”

Jij zorgt ervoor dat de organisatie binnen Mentor op rolletjes loopt qua administratie, receptie en infrastructuur.

Functie

Samen met twee parttime collega’s ben je verantwoordelijk voor de praktische organisatie binnen Mentor.

Je bent verantwoordelijk voor:

administratieve ondersteuning van de coördinatoren:
opmaak verslagen
uitschrijven beleidsbeslissingen
voorbereidende analyse
verzamelen en opvragen van gegevens
het beheer van de agenda etc. …
opzetten van interne selectieprocedures: kandidatenbeheer en -opvolging / inplanning / publicatie vacature / etc.
de receptie (ontvangst & doorverwijzing)

Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor alle medewerkers voor:

aankopen / bestellingen / voorraadbeheer
het archief

Je fungeert als back-up van je collega die instaat voor:

de personeelsadministratie i.s.m. sociaal secretariaat
de boekhouding i.s.m. externe boekhouder

Je bent vaste (stage)begeleider voor één tot drie tijdelijke krachten waaraan je logistieke, receptie- en administratieve taken delegeert:

je begeleidt hen
je leidt hen op
je geeft hen voldoende en aangepaste taken naargelang hun capaciteiten en
je zet in op de groei van de medewerkers in kwestie

Profiel

Je houdt van een zeer divers, gevarieerd en ruim takenpakket.
Je kan heel goed plannen en organiseren.
Je werkt nauwkeurig. Orde en structuur zijn je stokpaardjes.
Je bent communicatief sterk: zowel schriftelijk als mondeling. Je kan zaken op een eenvoudige en duidelijke manier omschrijven en toelichten.
Je werkt vlot samen en bent klantvriendelijk ingesteld.
Je hebt een hart voor mensen die het moeilijker hebben in onze samenleving. Je bent geduldig en begripvol en tegelijkertijd duidelijk qua verwachtingen naar hen toe.
Je ziet werk en neemt initiatief.
Je werkt aan vlot tempo en kan snel schakelen.
Je hebt een zeer goede kennis van de basis ICT. Je ziet mogelijkheden in digitalisering.
Je hebt kennis van of zin om je te verdiepen in boekhouding en personeelsadministratie.
Je houdt van autonoom en zelfsturend werken.
Je bent minimaal in het bezit van een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.

Als voorstander van inclusief ondernemen focust Mentor op goesting, competenties & talenten. We zien diversiteit binnen het team als absolute meerwaarde. We staan open voor redelijke aanpassingen om de functie voor iedereen werkbaar te maken

Aanbod

Bij Mentor werken een 40-tal collega’s. Mentor heeft een vlakke structuur en staat onder meer gekend om zijn dynamiek. Je komt in een enthousiast team terecht dat je met plezier zal ondersteunen.

Jouw vaste standplaats is in Kortrijk.

Een contract van onbepaalde duur
Voltijdse tewerkstelling
Verloning binnen PC 329.01 B1c (na 6 jaar stijging naar B1b). Relevante anciënniteit wordt gevaloriseerd.
Maaltijdcheques en hospitalisatieverzekering

Interesse?

Bezorg ons jouw sollicitatiebrief en CV:

Per mail naar info@mentorvzw.be
Steeds te vermelden: ‘sollicitatie Office Manager”

We lezen de ingezonden sollicitaties vanaf 25 juli 2022. Je kan dus ook na deze datum nog solliciteren.
Je krijgt ten laatste 10 werkdagen na jouw inzending feedback of je in aanmerking komt voor een eerste verkennend gesprek.

Voor meer informatie of praktische vragen kan je terecht bij Veerle Decoo (directeur) op 0473/86.27.91 of via mail v.decoo@mentorvzw.be.

>>> Ken je iemand die geschikt is voor deze vacature? Stuur het hen zeker door!

Location

Budastraat 27
8500 Kortrijk