Verantwoordelijke Finance & HR

Dienstverband	Betaalde jobs
Publicatiedatum	July 25, 2023
Uiterlijke datum	August 15, 2023

Beschrijving

Je wil je professioneel inzetten voor de samenleving met gelijke kansen en gelijke uitkomsten?

LEVL vzw is een onafhankelijke netwerkorganisatie die werkt aan een inclusieve samenleving vrij van racisme en discriminatie. Samen met ons netwerk werken we aan een evenredige en evenwaardige participatie en komen we op voor gelijke kansen en gelijke uitkomsten van personen met een migratieachtergrond binnen alle levens- en beleidsdomeinen. We vertrekken daarbij vanuit de reële drempels in de samenleving en de realiteiten, krachten en de ervaringsdeskundigheid van personen met een migratieachtergrond in Vlaanderen en Brussel. We behartigen de belangen van personen met een migratieachtergrond en zetten onze brede expertise om in concrete en duurzame (beleids-)adviezen en initiatieven, in samenwerking met burgers, academici, private actoren, het middenveld, lokale besturen en/of de Vlaamse overheid.

Takenpakket

Rechterhand van de directeur:

Je ondersteunt de directie bij het uitvoeren van organisatorische taken zoals contacten en afspraken beheren met partners en klanten, mee nadenken over strategie, voorbereiden en uitvoeren van opdrachten in het belang van de organisatie, beschikbaar zijn bij onvoorziene en dringende omstandigheden.

Zakelijk, financieel en administratief beheer:

• Financieel en administratief verantwoordelijke: samen met de medewerker administratie hou je wekelijks de cash flow, facturatie en administratie bij. Je bent de contactpersoon voor externe partners en regelt correcte betalingen. Je hebt financieel inzicht en bent sterk in boekhouden en het archiveren van facturen en documenten, zodat je steeds een overzicht over je werking hebt. Regelmatig heb je overleg met de directie en de administratief medewerker.
• Je maakt de begrotingen per project op en zorgt voor de financiële kwartaalafrekeningen en eindrapporteringen. Je maakt jaarlijks ook een personeelsbegroting op. Met de collega’s bespreek je tweejaarlijks de budgetten per project.

HR en payroll:

• Je bent het aanspreekpunt voor onze collega’s op vlak van HR: dit gaat van het opvolgen van tijdsregistraties, het meezoeken naar oplossingen rond afwezigheden, eventuele specifieke vragen rond HR opvolgen i.s.m. de administratief medewerker en het sociaal secretariaat, alsook het contractbeheer en aanwervingsbeleid (vacatures opmaken en rekruteren van kandidaten). Je bent ook verantwoordelijk voor de algemene (formele en informele) communicatie naar het personeel (HR updates, vieren van verjaardagen of feestdagen, …).
• Je bent de eindverantwoordelijke voor het uitbetalen van de lonen (i.s.m. met het sociaal secretariaat). Je blijft steeds op de hoogte van de nieuwste regelgeving en werkt samen met de coördinatie aan een sterk loonbeleid.
• Je staat mee in voor het onthaal van nieuwe medewerkers. Dit wil zeggen dat je de opstart regelt door hen te begeleiden in hun eerste stappen. Je zorgt voor de eerste contacten en je maakt een contract op. Je zorgt voor het onthaal en coördineert met het team rond de planning voor de eerste weken. Je houdt regelmatig check-ins met nieuwe medewerkers.

Statutaire werking ondersteunen:

• De verantwoordelijke finance en HR organiseert i.s.m. de coördinatie de agenda van bestuur meetings, stelt het verslag op van de vergaderingen en zorgt mee voor de follow up van de besproken acties.
• Je zorgt tijdig voor de wijzigingen in het staatsblad (benoemingen en ontslagen bestuurders, wijzigingen in de statuten).
• Je hebt kennis van de vzw wetgeving om de wijzigingen in het beleid tijdig te kunnen opvangen.

Interne organisatie:

• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s rond planning en organisatie: je volgt de interne procedures op en past aan indien nodig. Collega’s kunnen rekenen op jouw ondersteuning bij bijvoorbeeld het boeken van vergaderruimtes, bij het mee helpen organiseren van evenementen en versturen van uitnodigingen, maar ook mee helpen zoeken naar opleidingsmogelijkheden en het mee organiseren van leuke team uitjes. Dit kunnen ook functie overschrijdende taken zijn zoals bv. materiaal bestellen, afdrukken en posten en helpen voorbereiden van interne vergaderingen. Je werkt de jaarplanning mee uit en houdt deze actueel.
• Je bent verantwoordelijk voor het VTO-beleid (vorming, training en opleiding).
• Je werkt samen met de externe preventiedienst IDEWE en een zelfstandige stresscoach aan een anti-stressbeleid om uitval en burn-out te vermijden (moet afgerond zijn eind 2023, daarna wordt dit structureel ingebed).

Functieprofiel

Wie ben jij?

• Je bent administratief nauwkeurig, met sterke focus en planning skills.
• Het analytisch overzicht kunnen houden is een must, creativiteit in prioriteiten kunnen stellen, proactief en zelfstandig kunnen werken.
• Financieel inzicht is een must (opmaken van liquiditeitsplannen, eindafrekeningen, begrotingen, e.d.).
• Kennis van boekhouden is een pluspunt.
• Beheersingsniveau Nederlands C1. Kennis van Frans en Engels is een pluspunt.
• Kennis van software zoals Outlook en de andere MS Office programma’s, online meeting tools (Zoom, Teams). Zeer goede kennis van Excel.
• Ervaring in het organiseren van (team)events, agendabeheer.
• Ervaring en/of een opleiding inzake HR en financiën is een troef.
• Je kan je snel inwerken.

Interpersoonlijk profiel:

• Je kan je ten dienste stellen van de organisatie en haar bestuursorganen.
• Je staat sterk in je schoenen met je interpersoonlijke vaardigheden, zoals bijvoorbeeld mensgericht werken, een hoge integriteit houden en een gevoel van vertrouwelijkheid naar collega’s toe bieden.
• Je gaat proactief op zoek naar nieuwe mogelijkheden, je stelt je flexibel op en gaat geen uitdaging uit de weg.
• Je communiceert op een transparante, open en integere manier, aangepast aan de context en ontvanger. Een gezonde dosis humor is zeker welkom.
• Je draagt mee bij aan een klimaat van gelijkwaardigheid, openheid en inclusie. Non-discriminatie en antiracisme zijn kernwaarden van onze organisatie.
• Openstaan voor een continue lerende omgeving, enthousiasme en betrokkenheid voor onze thema’s is belangrijk.

LEVL voert een gelijkekansenbeleid
Kwaliteiten van mensen zijn steeds doorslaggevend, ongeacht hun afkomst of origine, leeftijd, zogenaamd gender, levensbeschouwelijke overtuiging en handicap. We stimuleren personen met een migratieachtergrond om zich kandidaat te stellen.

Wij bieden jou:

• Een snelle indiensttreding.
• Freelance of competitief loon binnen de socio-culturele sector: paritair comité 329.01, barema B1A. We houden rekening met eerder opgebouwde anciënniteit.
• Een voltijds contract of mogelijkheid tot 4/5de.
• Woonwerkverkeer terugbetaald, ook eventuele andere reiskosten.
• Laptop, gsm met abonnement.
• Hospitalisatieverzekering.
• Flexibele werktijden en een goed uitgewerkt telewerkbeleid (minimaal 1 dag per week op kantoor aanwezig zijn). Telewerkvergoeding van 50 euro per maand.
• Jaarlijks 12 extra ADV-dagen bovenop wettelijk bepaalde vakantiedagen.
• Inspirerende collega’s in een dynamische werkomgeving, omringd door heel wat expertise en maatschappelijk bewustzijn.
• Mogelijkheid tot opleiding.
• Tewerkstellingsplaats: Vooruitgangstraat 323, 1030 Brussel (7 minuten wandelen van het treinstation Brussel-Noord).

Solliciteren?

Solliciteren kan tot en met 15/08/2023:
Mail je CV en motivatiebrief naar vacatures@levl.be. Gesprekken gaan door in de weken na 18 augustus. Indiensttreding zo vlug mogelijk.
Vragen over de inhoud van deze functie? Contactpersoon Kim Janssens. Mailen naar kim.janssens@levl.be of bellen naar 0496 38 24 83.

Location

Vooruitgangstraat 323
1030 Brussel